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ON-SightのSlack運用ルールとちょっと便利な使い方

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こんにちは。オンサイトのエンジニア、ふけはらです!

以前からIT企業ではよく利用されていたビジネスチャットツール。コロナ禍によるテレワークの増加により、IT企業以外でも導入して利用している企業が増えています。

オンサイトでは、Slackをメインのチャットツールとして利用しています。今回は、オンサイトのSlack運用ルールとちょっと便利な使い方をご紹介します。

タスク管理ツールとして、Redmine活用法もご紹介しているので興味のある方は是非こちらもご覧くださいね。

ON-SightでのRedmine活用

運用ルール

チャンネル名にはプレフィックスをつける

チャンネルを作成する際にはプレフィックスをつけるようにしています。プレフィックスを利用することで、チャンネルの目的をはっきりさせることができます。また、Slackのチャンネル一覧は文字コードの順序で表示されるので、目的のチャンネルを見つける際にも役立ちます。

チャンネル名にプレフィックスを利用する管理方法は、Slack公式も推奨している方法です。
[参照: チャンネル名のガイドラインを作成する | Slack]

オンサイトでは以下のようなプレフィックスを利用しています。

  ■ pj-
   ・プロジェクトに関する話をするチャンネル
  ■ team-
   ・部署やチームに関する話をするチャンネル
  ■ chat-
   ・雑談用のチャンネル
  ■ notify-
   ・メールやアプリからの通知を流しているチャンネル

社員以外のパートナーやクライアントをチャンネルに招待することもありますが、その際は、「このチャンネルには外部の人もいる」ということをはっきりさせるために、頭にx(eXternalの意味)をつけて、xpj-XXXなどとしています。

DMはなるべく利用しない

Slackには1対1で会話できるDM(ダイレクトメッセージ)という機能がありますが、なるべく利用しないようにしています。以下のQiitaの記事によくまとめられていますが、理由はほぼ同じです。
[参照:SlackでDMを使わない方がいい理由をGIFにして説明してみた – Qiita]

DMではなく適切なチャンネルで会話をすることで、返事待ちで作業が止まってしまうことや、作業の手戻りが発生することを避けています。

また、ヘルプデスクや質問用のオープンなチャンネルを準備しており、そこで質問することで、質問者だけでなく、他の閲覧者にも情報が行き渡るようにしています。誰かが質問したことが、自分も知りたかったことだったりすることはよくありますよね。

不要になったチャンネルはアーカイブする

作ったチャンネルが不要になった場合、削除ではなくアーカイブするようにしています。チャンネルを削除してしまうと、チャンネル内のメッセージも全て消えてしまいます。企業でSlackを利用している場合、「何かあったときにメッセージを確認できるようにしておきたい」ということがあると思います。

アーカイブすることで、チャンネルのリストに表示されなくなり、新規メッセージの投稿ができなくなりますが、そのチャンネルで会話された履歴は確認することができます。

便利な使い方

ここからはSlackを少し便利に使う方法を説明したいと思います。

テーマを変更しよう

業務中、Slackを利用する時間は結構な割合を占めます。せっかくだから自分好みのテーマに変更しましょう。複数のワークスペースに参加している場合は、ワークスペースごとにテーマを変えることで判別しやすくなります。

(1).Slack右上に表示されている自分のアイコンをクリック

(2).[環境設定]をクリック

(3).[テーマ]メニューからテーマを選択

通知を受け取る時間帯を設定しよう

休日や業後など、Slackの通知を受け取りたくない時間帯もあると思います。Slackでは通知を受け取る時間帯を設定することが可能です。[カスタム設定]を利用することで、曜日ごとに通知の時間を設定することもできます。

(1).Slack右上に表示されている自分のアイコンをクリック

(2).[環境設定]をクリック

(3).[通知]メニューの[通知スケジュール]で通知する時間帯を設定

検索を活用して情報に素早くアクセスしよう

Slackでは、アプリ上部にある検索フィールドを利用することで、メッセージやファイルの検索ができます。キーボードショートカットもあります。

・Slack全体を検索: Ctrl + G(Windows)、command + G(Mac)

・現在のチャンネルを検索: Ctrl + F(Windows)、command + F(Mac)

検索には便利な絞り込み機能があります。

誰かが言ってたを検索する from

from:@表示名と入力すると、発信者を絞り込んで検索できます。

チャンネル内を検索する in

in:チャンネル名と入力すると、チャンネルを絞り込んで検索できます。Ctrl + F(Windows)、command + Fのショートカットを利用した場合は、検索フィールドにin:チャンネル名が表示された状態になっています。

期間を指定して検索する before, after, on

after:YYYY/MM/DDなどを指定することで、検索対象の期間を設定できます。

チャンネルをグループ分けして整理しよう

ワークスペースのチャンネル数が多くなるにつれ、左サイドバーから目的のチャンネルを見つけるのが難しくなっていきます。Slackにはセクションという機能があり、チャンネルをグループ化して管理することができます。個人用の設定なので他のユーザには影響ありません。自分が好きなようにグループ分けしましょう。

(1).左サイドメニューの[チャンネル]にカーソルをあわせると表示される、ドットが縦に3つ並んだアイコン(三点リーダ)をクリック

(2).[新しいセクションを作成する]をクリック

(3).セクションの名前をつけて[作成する]をクリック
  ※ セクション名左横のアイコンをクリックすると、セクションにアイコンを設定できる

セクションを作成したら、左サイドメニューでドラッグ&ドロップすることで、チャンネルを移動できます。

よく使う絵文字を登録してワンクリックでリアクションしよう

Slackでは、メッセージにカーソルを合わせると、リアクションをしたり、スレッドを開始したりするメニューが表示されます。ここによく使う絵文字を3つまで登録することができ、ワンクリックでメッセージに対してリアクションすることができます。

(1).Slack右上に表示されている自分のアイコンをクリック

(2).[環境設定]をクリック

(3).[メッセージ&メディア]を選択

(4).[メッセージにワンクリック絵文字リアクションを表示する]にチェック

最後に

今回は、オンサイトでのSlcakの運用ルールとちょっと便利な使い方をご紹介しました。運用ルールと言ってはいますが、厳格なルールが存在するわけではありません。企業でSlackを活用していくうえで、最低限必要なところだけを定めています。ルールでガチガチに縛られていると発言しにくくなるので、基本的には「自由に」「気軽に」使ってもらうのがいいと考えています。

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