こんにちは。オンサイトのエンジニア、ふけはらです！

世の中には様々なタスク管理ツールが存在しています。Backlog、Jira、Redmine、Trelloなどなど。オンサイトでは、全社的なタスク管理ツールとして、Redmineを導入しています。

Redmineは、システム開発のプロジェクトで利用されることが多く、どちらかというとエンジニア向けのツールというイメージがあるのではないでしょうか。

オンサイトでは様々な職種の方が働いていますが、全社員がRedmineを利用しています。今回はオンサイトでのRedmineの活用方法についてご紹介します。

Redmineとは？何が便利なの？

まずはRedmineとはどのようなタスク管理ツールなのか簡単に説明します。

Redmineとは？

Redmineとはプロジェクトを管理するツールです。
作業内容や担当者、期限などを設定した「チケット」を作成して、プロジェクトを進めるために必要な作業やスケジュールを管理します。

オープンソースとして公開されているため、無料で使用可能です。（Redmineを動かすためのサーバは準備する必要があります。）

参考：https://redmine.jp/overview/

プロジェクト管理ツールを導入することで解決する課題

専用のプロジェクト管理ツールを利用しない場合、代替手段としてよく利用されるのはExcelでの管理ではないでしょうか。

Excelで管理する場合、以下のようなデメリットがあります。

• 誰かがファイルを開いていると編集ができない
• いつの間にかデータが上書きされている
• ファイルをコピーしてしまい、どのファイルが最新かわからなくなる

Redmineなどのプロジェクト管理専用のツールを利用することで上記のような課題を解消することができます。

オンサイトでのRedmine活用

ここからは実際にオンサイトがどのように活用しているのかをご紹介します！

全社員使っています

前述した通り、オンサイトには多種多様な職種の社員が所属していますが、会社のメインのプロジェクト管理ツールとしてRedmineを導入しているため、エンジニアだけでなく全社員が利用しています。

プロジェクトによってはパートナーや取引先の方にもアカウントを発行し、プロジェクトの状況を関係者全員が把握できるようにしています。

やるべき作業はチケット発行、誰かに作業を依頼するときもチケット発行

プロジェクトを進めるために必要な作業は全てチケットを発行するようにしています。

チケットに「担当者」「期限」「作業内容」を設定して管理することで「誰が」「いつまでに」「何を」するべきかをプロジェクトに関わるメンバー全員が把握することができます。

ECサイト運営業務では問い合わせ内容の管理に

オンサイトではECサイト運営業務として、クライアントの代わりにお客様からのお問い合わせ対応も行っています。

対応した内容をチケットに記載して管理しておくことで、次回問い合わせ時のスムーズな対応やスタッフ間の情報共有などに役立てています。

各種社内申請もチケット管理

管理部門への有給申請や経費申請、情シス部門へのアカウント発行依頼などの社内申請もRedmineで管理しています。

申請するときは申請用のテンプレートチケットをコピーしてチケットを作成し、上長や担当部門にチケットを回していきます。

このように運用することで承認や作業の履歴を記録することができ、専用のワークフローシステムを導入しなくても、Redmineで簡易的なワークフローを実現することができます。

稼働時間もチケット管理

Redmineのチケットには作業時間を記録することができます。
この機能を利用して日々の稼働時間の管理にも利用しています。

また、作業時間を記録しておくことで「このチケットの作業にこんなに時間を使ってしまったのはなんでだろう？」と、作業の振り返りを行う際にも役立ちます。

便利なプラグインについて紹介

Redmineはプラグインを導入することで機能を拡張することができ、自社の運用に合わせてカスタマイズすることができます。
これもRedmineの大きな特徴のひとつです。

ここではオンサイトでも利用している便利なプラグインについて紹介します。

■ チケットを「カンバン」で管理する 『Redmine Agile Plugin』

プロジェクトの管理の手法としてよく利用される「カンバン」ですが、『Redmine Agile Plugin』を利用することでチケットをカンバン方式で管理できるようになります。

ぼやかしが多いですが、イメージはこちらの画像のようになります。「新規依頼」→「指示待ち」→「TODO」→「対応中」などのフロー毎にチケットを並べることで、どのタスクがどのフェーズにあるのかが、ひと目でわかるようになります。



▼ダウンロードはこちら
https://www.redmineup.com/pages/plugins/agile

■ Redmineの画面（CSS、JavaScript）をカスタマイズする『View Customize Plugin』

『View Invoives Plugin』を利用すると、特定の画面にCSS、JavaScriptを植え込むことができます。

特定の要素を目立たせるようにしたり、利用していない要素を非表示にしたりと、ちょっとしたカスタマイズをお手軽にできるようになります。

こちらの画像のように、プロジェクトごとのイメージカラーを入れることもできます！


▼ダウンロードはこちら
https://github.com/onozaty/redmine-view-customize

■ 見積書・請求書の管理もRedmineで！ 『Redmine Invoices Plugin』

『Redmine Invoices Plugin』を利用して、見積書・請求書の発行を行っています。

Redmineのプロジェクトと紐付けることができるので、プロジェクトの進捗状況などと合わせて、お金の情報も管理できるようになります。

▼ダウンロードはこちら
https://www.redmineup.com/pages/plugins/invoices

現状の課題

ここまでオンサイトでのRedmineの運用について紹介してきましたが、色々と課題もあります。

Closeされないチケット問題

作業は終わっているのにチケットがCoseされず、そのまま放置されてしまうことがあります。

Redmine上で未完了のチケット一覧を確認することはできますが、メールなどの別の手段で未完了のチケットを通知するような仕組みを作ることを検討しています。

プロジェクトが増えるとアクセス権限の管理が難しい

Redmineに限らず社内で導入するツール全般に言えることですが、プロジェクトが増えてくると、アクセス権限の管理が難しいと感じています。

権限を付与する作業の簡素化や設定ミスを防ぐために、グループで権限を管理するのが理想ですが、グループ管理で対応するのが難しく、ユーザー個別に権限を付与するケースがどうしても発生してしまいます。

現状は、基本的にはグループ管理を行い、必要な場合だけユーザー個別に権限を付与するようにしています。

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会社の成長に伴い、PCキッティングの効率化や各種ツールのアカウント管理の整備など、やるべきことが山積みです。

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