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オンサイトで導入したナレッジツールについて

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こんにちは!オンサイトのエンジニア、Mucha です。

皆さん、職場でのナレッジの管理、運用はどうされていますでしょうか。

蓄積されたナレッジをGoogleドライブ等のクラウドストレージにディレクトリを作成し、エクセルやテキスト、Markdownファイルにノウハウ名を記載してファイル配置して、運用管理されている方もいらっしゃると思います。

当記事では、弊社が導入したナレッジツールの実績をご紹介します。

ナレッジツール導入の変遷

弊社は、営業、コンサル、運用、エンジニアが、東京、神奈川2拠点、福岡2拠点の計5拠点で業務に取り組んでいます。内製化や各種ノウハウが蓄積されていく一方、その情報の格納先がバラバラであったり、ファイル配置しても、探したいノウハウの検索に時間を要したりと、その情報を上手く活用できていないと感じていました。この課題を解決すべくナレッジツールの導入をしております。

初期導入ナレッジツール esa

ナレッジツールの初期導入は、esa を選択しました。導入するに至ったポイントや導入したことによる効果、および、利用後に発生した課題は以下の通りです。

■導入ポイント

・Markdown記法で、情報共有が可能
 ― Markdown記法のナレッジツールは、選定当時限定
・投稿した記事にコメントが記載可能
・投稿記事の分類を自由に作成可能
・UIがポップで可愛い

■ 導入効果

・各種ノウハウの共有、検索しやすくなり業務効率が向上
・日報にも当ツールを適用して見える化。
・良かったこと、困っていること、悩んでいること等を共有可能となり、メンバーのフォローアップのしやすさアップ

■課題

・esaでは、特定の閲覧や、更新権限の制御不可にてパートナーさんへの情報共有は難しい
・投稿記事の分類作成が自由であるがゆえに、類似した分類が増えて管理コスト増加

現在並行導入中 Redmineのプラグイン活用

esaの利用によって発生した課題に対して、運用レベルの改善のみで解決をすることは難しいと判断し、別のナレッジツールの選定をしました。

オンサイトは、プロジェクト、タスク管理に Redmine を採用しています。Redmineには、非常に多くのプラグインがあり、拡張性が高いことが特徴です。アカウントの一元管理による管理コスト削減を想定し、QUESTIONS AND ANSWERS PLUGINというプラグインを導入しました。

■導入ポイント

・Markdown記法で、情報共有が可能
 ― esaと同様の記法でナレッジ移行の為の記法変換が不要であるため、比較的容易
・Redmine と同じアカウントでユーザ管理が可能
・Redmineのプロジェクトの権限管理に合わせて、閲覧、編集権限の設定が可能
・投稿記事にコメントは、引き続き記載可能

■導入効果

・esaからRedmineへのナレッジ移行も比較的容易に移行が完了
・閲覧、更新権限の制御が可能となり、パートナーさん等への情報共有が可能
・Redmineと同一アカウントを利用しているため、アカウント管理コストを削減

■課題

・UIがRedmineベースなので、esaに比べると非常に仰々しく簡素
・記事更新時の差分の参照ができない

新規ナレッジツールの選定

Redmineのプラグイン導入で、esaでの課題自体は解消できました。

しかしUI変更のインパクトが大きく、記事の投稿数が減るようになりました。特にエンジニアの技術ノウハウの投稿が敬遠されがちとなりました。やはり見た目は、書きやすさの要素として大事な1つで有ることを痛感しました。

そこで、弊社にマッチしたナレッジツールとは何なのか、振り返りました。
(esaの見やすさと、redmineの堅実性の兼ね備えたい)

オンサイトが利用したいナレッジツールとは

①検索性が高い

・投稿記事の投稿文字や、情報カテゴリだけではなく、タグを有効活用して、検索性アップ
・添付ファイルの文字検索もできれば嬉しい

②見やすさ

・見た目が爽やか、スッキリとしていて見やすい

③記事の参照、更新権限設定が可能

④セキュリティ対策

⑤導入、運用コストがesaと同等レベルである

選定候補

ナレッジツールは多数ありますが、弊社では、上記を満たすKnowledgeとNotePMの2つを選定し、ポイントを比較しました。

■Knowledge (https://information-knowledge.support-project.org/ja/)
・オープンソースの情報共有ツール
・サーバの構築、運用保守が必要

■NotePM(https://notepm.jp/)
・強力な検索機能をもったサービス
・アカウント単位でのコスト

選定比較

選定候補に挙げたナレッジツールのポイントをふまえ、実際に比較してみました。
判断材料とした代表的なポイントは以下のとおりです。

選定比較項目KnowledgeNotePM判定結果
検索性タグ・フリーワード・グループ・作成者タグ・フリーワード・ノート・作成者・フォルダドロー
見やすさ未読確認・記事一覧・投稿記事内容未読確認・記事一覧・投稿記事内容ドロー
メンバー間交流いいね・コメント追記リアクション・コメント追記ドロー
記事編集機能Markdown記法 ・ 画像差込Markdown記法・ 画像差込・ 入力アシストNotePM
記事公開範囲設定・権限公開グループ・共同編集有無公開ノート・ユーザ種別(閲覧のみ、参加ノートのみ更新)・グループNotePM
セキュリティIP制限(構築したサーバに対して設定)IP制限・ 2段階認証NotePM
記事移行用エクスポート可能可能ドロー
コスト(弊社試算 100カウント想定)
・初期導入設定 ¥160,000
・サーバ管理¥25,000/月
・保守費 
¥30,000/月NotePM

 ※初期構築費は弊社の人件費を換算したもの
※月額費用はAWSで構築した場合のサービス利用料

選定結果

個人的な興味としてKnowledgeという選択肢もありましたが、選定比較の結果を踏まえて、NotePMに選定しました。

導入に際して、権限周りについて、メンバーの入替わり等における運用管理コストが上がりすぎないようなノート、グループを調整するのに苦労を要しましたが、福岡での先行導入を実施することができました。

実際に導入してみた結果は以下のとおりです。特に大きな課題は生まれることなく運用できています。

導入効果

・タグの積極活用で、検索性がアップ
・タグでだけではまとめにくそうな記事は、フォルダを作成してナレッジの整理可能
・書きやすさ、見やすさの向上で、記事の投稿の停滞が解消
・メンバー間で記事を修正してもどこを修正したのか、確認可能
・Redmine同様にパートナーさんへの特定記事の共有可能
・2段階認証が可能となり、セキュリティ強化

特に目に見えて改善されたのが「記事の投稿数」です。
Redmineをメインで使用していたときに10件/月だった投稿数がNotePMを導入してからは40件/月となり、大幅に増加しました。
やはり書きやすさや見やすさの向上により、投稿しやすくなったことがわかります。
これにより、ノウハウの蓄積を加速させることができそうです。

今後について

現在、Redmineにストックしているナレッジの移行を徐々に実施して、検索性を高めています。また、他拠点でもNotePMの運用展開をし、業務効率化を図る予定です。

今後の課題となりそうな運用管理面は、NotePMが提供しているAPIの利用で少しでも解消できればと思っています。

当記事を少しでも参考にして頂き、是非ナレッジの有効に役立てていただければと思います。

オンサイトは日頃の業務から得られるノウハウを蓄え、社員全員で共有することを大切にしています。
この文化があることは社員の成長を促し、クライアントに対してもインパクトを与えることができると考えています。

現在オンサイトではこのような考えに共感してくださるようなエンジニアを募集中です!

ぜひ下記採用ページからお気軽にご連絡ください!
まずはラフな対話でお話を伺えればと思います!

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